A legfőbb szabály, hogy csak megfelelő írásmintát és a vizsgált személy - a grafológiai elemzéshez való - hozzájárulását tartalmazó írást elemezhetünk.
   A grafológusok tehát minden esetben az etikai szempontoknak megfelelően működnek. Humánpolitikai területeken a jelölteknek, az álláskeresőknek is tudniuk kell arról, hogy írásukat grafológus fogja elemezni. Így tehát az e célra adott írásminta hátoldalára fel kell tüntetniük ezt a hozzájárulást. Tudniuk kell, hogy azon álláshirdetések esetében ahol - grafológiai vizsgálat céljából - kézzel írott levelet is kérnek , s Önök ezt elküldik, - mivel saját akaratukból adták ki írásukat - egyúttal beleegyezésüket is adták a kézíráselemzéshez. Teljes mértékben nyugodtak lehetnek, mert a grafológus munkahelyi grafológiai vizsgálatok esetén semmiképpen nem nyilatkozhat a jelöltek egészségi állapotáról, szexuális szokásairól és magánéleti, érzelmi aspektusairól.

S mi tekinthető megfelelő írásmintának?

   A megfelelő írásminta egy A/4-es lapra írt, eredeti példányban rendelkezésre álló, minimum 15-20 soros szöveg, teljes névaláírással ellátva. Szükséges még néhány adat az író személlyel kapcsolatban, mint pl. életkora, neme, iskolai végzettsége, adat arról, hogy melyik kézzel ír, van-e sérülés az író kezén, szemüveges-e, ill. hogy melyik országban tanulta a betűvetést.
Mindezek megléte mellett a grafológus mérések és statisztikakészítések sorozatával kezdi munkáját. Megfigyeli az írófelületen a beírt - be nem írt részek arányát, megméri a margókat (bal, jobb, alsó, felső), megállapítja a sorok irányát, alakját, megméri a sorok, szavak távolságát. Szintén mérnie kell pl. a betűméreteket, ezt persze tovább bontva: nagybetűk, kisbetűk, kerek betűk... Logikusan tovább haladva megméri a betűelemeket, ezek arányát, és sok-sok egyéb elem vizsgálata után az egészen apró grafológiai jellemzők vizsgálatáig jut el, mint pl. ékezetek hossza, alakja, elhelyezése, "t-áthúzás" mérete, kezdővonalak, végvonalak, hurkok mérete, alakja... és még hosszan folytathatnám.
Végül összegzi ezek eredményeit, s ezen tényhalmazból - mely így már reprodukálható - következtetéseket von le.

S ilyenkor jönnek a kérdések: "Igen, de nekem többféle írásom van, hogy lehet, hogy a grafológus így is reális képet alkot rólam?" Ennek is megvan a magyarázata: a kézírás mutatja a vizsgált személyek állandó jellemvonásait ( pl. zárkózott-e, vagy nyitott, szorgalmas-e, vagy nem, kreatív, logikus gondolkodású-e, stb.), ill. az aktuális pszichés állapotát ( fáradt-e, lehangolt, vagy épp feldobott hangulatban volt-e az írás pillanatában). Ez az oka tehát annak, hogy sokunknak többféle írásmódunk van, ám - avatott szem számára - e két terület - jól elkülöníthető.
"Ha tanulható ezen tudomány ismeretanyaga - márpedig ez így igaz! -, akkor a grafológushallgatók jól kiművelődnek e téren, s így ők becsaphatják kézírásuk elváltoztatásával kollégáikat, tehát képesek jobb képet láttatni magukról" - igaz ez ? - kérdezik szintén sokan a grafológiával kapcsolatosan. Nem, nem igaz! Senki nem képes tartósan - tehát egy oldalnyi íráson keresztül - következetesen eltorzítani írását, s ezáltal becsapni a grafológiát! Miért? Mert a kézírás tulajdonképpen agyírás; az agyunk által vezérelt folyamat során vetjük papírra gondolatainkat. A tudatos megváltoztatás csak akkor történhet, ha tartós figyelemmel irányítjuk ezt. Az emberi figyelem pedig - a pszichológiai szakirodalom szerint - 7±2 egységig terjedően képes működni. A grafológus elemző munkája során legalább 140 grafológiai jellemzőt vizsgál, tehát egyszerre ennyi jel elváltoztatására kellene figyelnie az író személynek. Ez pedig képtelenség! A grafológia tehát nem becsapható.